La redacción de propuestas es una habilidad clave que los propietarios de pequeñas empresas deben desarrollar para hacer negocios con organizaciones más grandes que cuentan con sistemas de adquisiciones para satisfacer sus necesidades de bienes y servicios. Hay algunas definiciones clave dentro del proceso de adquisición que una pequeña empresa debe conocer para tener éxito en la licitación de oportunidades que existen en el mercado. En primer lugar, el propietario de una pequeña empresa que puja por una oportunidad se considera un “proveedor” o un “vendedor”. La organización que busca los bienes y servicios se considera el “comprador”. Y una vez que el proveedor o vendedor obtiene un contrato, el propietario de la pequeña empresa se convierte en un “contratista”.
Pero las definiciones clave no se detienen ahí. ¿Cómo sabe un proveedor o vendedor qué información presentar cuando aparece una oportunidad de oferta en su correo electrónico? Al entender cuáles son los diferentes tipos de solicitudes que realiza un comprador. Una solicitud es un documento de solicitud formal que incluye instrucciones para que un proveedor envíe información sobre sus bienes y servicios. Esta es la etapa de licitación.
Hay tres tipos de solicitudes con las que todo propietario de una pequeña empresa debe familiarizarse, esos son: 1. Solicitud de información, 2. Solicitud de propuesta y 3. Solicitud de cotización.
Los compradores pueden encontrar las tecnologías emergentes difíciles de entender o no saben qué mejores opciones están disponibles en el mercado. Es por eso por lo que un equipo de compradores preparará una solicitud para solicitar información de su grupo de proveedores para ayudar a determinar qué proveedor puede satisfacer mejor sus necesidades. Por lo general, un equipo de compradores leerá muchos informes técnicos, folletos, hojas de datos; e invitar al proveedor a hacer una presentación o demostración cuando necesite información adicional.
Incluso con toda esta investigación, es posible que un equipo de compradores aún no comprenda cómo se ajustará la solución a su proyecto. Aquí es donde un equipo de compradores da el siguiente paso y redacta públicamente cualquiera de las tres solicitudes para solicitar más información de un grupo de proveedores más grande. Cuando un proveedor recibe una solicitud en su correo electrónico, esto es lo que significan:
1. Solicitud de información o RFI. Este tipo de solicitud es una forma de que los compradores determinen qué está disponible de los proveedores que responden a sus requisitos. Es posible que el equipo de compradores aún no esté listo para realizar una compra, pero les ayuda a acercarse a la toma de una decisión de compra. Se anima a las pequeñas empresas a responder a las solicitudes de información porque es una excelente manera de presentar su empresa a un equipo de compradores, especialmente si proporciona una solución que es perfecta para el equipo de compradores. Lo compradores recordarán a los proveedores que se destacan en este proceso.
La RFI es una gran oportunidad para enviar materiales de marketing como folletos, muestras y más. Esto también posiciona al proveedor para tener la mayor parte de la información preparada para una solicitud de compra formal.
2. Solicitud de propuesta o RFP. La RFP es una solicitud formal de propuestas del equipo del comprador que está interesado en realizar una compra de bienes y servicios. La RFP también se convierte en la base del contrato cuando se adjudica a un proveedor. A diferencia de la RFI, la RFP significa que el equipo del comprador está listo para decidir una solución que satisfaga las necesidades de su proyecto. Esta es una oportunidad significativa para que los proveedores vendan sus productos, sistemas o servicios, y una solicitud de propuesta es la solicitud más importante en el proceso de adquisición.
Este paso permite a los proveedores interactuar con el equipo de compradores y aprender más sobre las necesidades de una organización. Una RFP bien redactada requerirá tiempo y recursos para garantizar que tenga el formato exacto que desea el comprador.
En general, una RFP incluye secciones como requisitos técnicos, de gestión, de calificaciones y de precios. Estos son los aspectos básicos de este tipo de solicitud, ya que revela en detalle cómo el proveedor planea resolver con éxito el problema para el equipo comprador.
3. Solicitud de cotización o RFQ. Una solicitud de cotización contiene información que es más específica de una pieza o componente, sobre la que un equipo de compradores puede que ya tenga información. Este tipo de licitación se suele emitir para proyectos activos y claramente definidos. Estas son las solicitudes más específicas porque solicitarán precios unitarios, información de empaque, términos FOB, plazos de entrega, sustitutos de fabricación y programas de garantía de calidad como ISO, medioambientales y más.
Todas estas solicitudes tienen una validez de tiempo, lo que significa que tienen una fecha límite para enviar. Trate de abordar siempre las expectativas y las instrucciones incluidas en las solicitudes y revise los términos antes de enviarlas. Responder a estas solicitudes y redactarlas bien es importante porque son la cara de su empresa en el proceso de adquisición y pueden hacer crecer exponencialmente su pequeña empresa de la noche a la mañana.
Edgar Rafael Olivo es un educador empresarial bilingüe, asesor económico y colaborador de varios medios de comunicación. Es apasionado por la educación y comunidad. Está certificado en finanzas y análisis de datos y posee un título en negocios de la Universidad Estatal de Arizona.
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