Empresas de todos los tamaños e industrias producen desperdicio, esto es una consecuencia devastadora que tiene serias implicaciones en el lugar de trabajo y en nuestro mundo natural. Muchos de los desafíos ambientales que enfrentamos hoy se remontan al desperdicio y los dueños de negocios ahora tienen que enfocarse en reducir su huella de carbono operando de manera más eficiente.
El desperdicio también es problemático para las empresas porque lleva tiempo realizar mejoras a través de la capacitación, las políticas y las inversiones de los empleados. Los materiales y el tiempo desperdiciados reducen el resultado final de cualquier negocio y la identificación de las principales causas del desperdicio empresarial es el primer lugar para comenzar a solucionarlo.
Las prácticas ‘lean’ ayudan a las empresas a eliminar el desperdicio de los procesos de producción y, si elimina el desperdicio en sus procesos, puede aumentar la producción, reducir el tiempo de inactividad y ganar más tiempo para realizar otras tareas de valor agregado para sus clientes. Aquí hay ocho tipos de desperdicio que una pequeña empresa puede explorar para garantizar una operación más eficiente y sana.
- Tener información incorrecta o incompleta (defectos). Los datos consistentes son una herramienta importante para ayudar a que su empresa se mantenga productiva y organizada. Por ejemplo, cuando a una factura le falta información crítica o contiene información incorrecta, puede dar lugar a una orden de trabajo incompleta que potencialmente crea más retrasos y cuesta dinero.
- Hacer más de lo necesario (sobreproducción). A veces, las empresas sobreestiman la cantidad de producto que se necesita para satisfacer la demanda. Hacer más de lo que el cliente requiere inmediatamente es sobreproducción. Producir más de lo necesario puede generar mayores costos de almacenamiento, así como una pérdida de tiempo y nómina para los empleados que administran los productos.
- Cuando no tiene las piezas adecuadas (en espera). Cuando una empresa no tiene las piezas o las instrucciones correctas necesarias para completar la tarea en cuestión, se denomina espera. En la oficina, el desperdicio de espera puede incluir esperar a que otros respondan a un correo electrónico, tener archivos en espera de revisión, reuniones ineficaces y esperar a que la computadora cargue un programa.
- Usar más de lo necesario (procesamiento no estándar). Usar más de lo necesario para completar la tarea o cuando todos en el equipo usan diferentes pasos para completar la misma tarea se denomina procesamiento no estándar. El procesamiento no estándar puede incluir generar informes más detallados de los necesarios, tener pasos innecesarios en el proceso de compra, requerir firmas innecesarias en un documento, doble entrada de datos, requerir más formularios de los necesarios y tener un paso adicional en un flujo de trabajo.
- Traslado de más personas, productos o información de la necesaria (transporte). El movimiento de personas, productos e información se denomina transporte y todo aquello que deba moverse más de lo absolutamente necesario se considera desperdicio. El movimiento excesivo de materiales puede provocar daños y defectos en el producto. Además, el movimiento excesivo de personas y equipos puede provocar trabajo innecesario, mayor desgaste y agotamiento.
- No combinar las habilidades adecuadas para el trabajo (intelecto). Subutilizar a los miembros del equipo al no combinar sus habilidades con la tarea necesaria y sin la capacitación adecuada es un desperdicio de intelecto. En la oficina, el talento no utilizado podría incluir capacitación insuficiente, incentivos deficientes, no pedir comentarios a los empleados y colocar a los empleados en posiciones por debajo de sus habilidades y calificaciones. Esto puede provocar errores, agotamiento y muchos más problemas para la empresa.
- Tareas repetidas innecesarias o excesivas (movimiento). El exceso de flexión y giro cuando se utilizan repetidamente materiales o equipos para el trabajo se denomina movimiento. Algunas contramedidas para el movimiento incluyen asegurarse de que el espacio de trabajo esté bien organizado, colocar el equipo cerca del lugar de producción y colocar los materiales en una posición ergonómica para reducir el estiramiento y el esfuerzo.
- Almacenamiento de documentación o productos antes de que se necesiten (Inventario). El almacenamiento de materiales o documentación antes de que sean necesarios se denomina exceso de inventario. Muchas veces es difícil pensar en el exceso de inventario como un desperdicio. En contabilidad, el inventario se considera un activo y, a menudo, los proveedores ofrecen descuentos por compras al por mayor. El inventario puede tomar muchas formas, como inventario físico de materiales, exceso de correos electrónicos en su bandeja de entrada, facturas atrasadas o llamadas de ventas esperando ser respondidas.
Como propietario de una pequeña empresa, desafíese a sí mismo a encontrar y eliminar el desperdicio en sus procesos. Realice una auditoría de residuos con su equipo y pídales que le ayuden a identificar formas de mejorar. El primer paso para convertirse en una empresa más ágil es reconocer dónde existe el desperdicio y abordarlo temprano. La implementación de estrategias más ágiles ayuda a sus trabajadores a ser más productivos, sentirse más seguros en la resolución de problemas y mejorará los resultados de su negocio.
EDGAR RAFAEL OLIVO es un educador empresarial bilingüe, asesor económico y colaborador de varios medios de comunicación. Es apasionado por la educación y comunidad. Está certificado en finanzas y análisis de datos y posee un título en negocios de la Universidad Estatal de Arizona.
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