“Estas en silencio” se convirtió en la frase del año en 2020 y se dijo un 1,000% más de veces en reuniones virtuales entre ejecutivos en comparación con 2019. Es probable que lo haya dicho o escuchado una o dos veces cuando se unió a más reuniones virtuales desde el inicio de la pandemia.
Esta nueva forma de hacer negocios no es nada nueva, pero ahora se ha convertido en una forma indispensable de hacer el trabajo entre grupos durante la cuarentena. Gobiernos y las empresas ahora sustituyen las reuniones oficiales por reuniones virtuales, lo que indica que la tendencia llegó para quedarse. Esta es una solución conveniente, y ha dado lugar a un nuevo estilo de comunicación que requiere una planificación intencional para ser eficaz y eficiente con su tiempo.
Se estima que más de 300 millones de personas usan Zoom a diario y van desde reuniones regulares, presentaciones, llamadas de ventas y gestión de relaciones. Este nivel de interacción virtual puede hacer que las personas se sientan “alejadas” o agotatadas. Si usted es alguien que programa reuniones virtuales con regularidad, la presión está en asegurarse de que sus reuniones sean agradables, atractivas e interactivas para que su invitado o audiencia se sienta satisfecho y lleno de energía.
Como alguien que organiza muchos eventos virtuales, aquí le comparto nueve consejos para asegurarse de crear una impresión positiva en cada reunión o evento virtual.
- Utilice la iluminación para su beneficio. ¿Alguna vez ha estado en una reunión virtual y el presentador parece una criatura misteriosa en las sombras? Para evitar esto, puede encontrar todo tipo de kits de iluminación para el hogar, como anillos de luz o lámparas tradicionales, en línea por menos de $50. Si no tiene este tipo de equipo, intente mover su cámara frente a una ventana y aproveche la luz natural. La clave es asegurarse de estar bien iluminado para que su audiencia pueda verlo claramente como el presentador y no como una criatura misteriosa en las sombras.
- Arregle su marco. ¿Alguna vez ha estado en una reunión virtual en la que el presentador se hunde lentamente en su silla y todo lo que queda es una cabeza flotante que habla a través de la pantalla? Para evitar esto, asegúrese de ubicarse en la pantalla dejando solo una pulgada de espacio entre la parte superior de su cabeza y el borde de la parte superior de la pantalla. Debe sentarse en el centro del encuadre y lo suficientemente cerca para que su audiencia lea su lenguaje corporal. Sí, el lenguaje corporal en la pantalla es fundamental para crear una conexión más fuerte con su audiencia. El lugar donde se ubique en la pantalla tendrá un impacto en la forma en que construye esa conexión.
- Haga que su fondo virtual represente lo mejor de usted (cámbialo o márcalo). ¿Alguna vez ha estado en una reunión virtual y fue difícil concentrarse en el presentador debido a un fondo que lo distraía? Para evitar esto, siga algunas reglas básicas: manténgalo simple, manténgalo autentico a usted y manténgalo profesional. Si tiene una pantalla verde, puede configurar algunas opciones de fondo con el logotipo de su empresa para evitar distracciones visuales. Si desea mostrar su espacio de trabajo, dedique unos minutos adicionales a mantenerlo limpio y solo muestre no más de cinco elementos que puedan servir como iniciadores de conversaciones, como arte, instrumentos musicales, premios o recuerdos favoritos. Evite mostrar su cama, su cocina o su baño en su contexto profesional.
- Viste la parte. Probablemente hayas visto memes en las redes sociales de personas vestidas con sus atuendos de trabajo en la parte superior y pijamas en la parte inferior. Eso está bien y, en algunos casos, tener una selección estándar de atuendos puede ayudarlo a ahorrar tiempo al prepararse. Recuerde, la gente verá la mitad superior de su cuerpo, asegúrese de que esté bien vestido.
- Revise su cámara y su equipo de audio. Hoy en día, puede encontrar una buena cámara web HD por menos de $100 y un micrófono sólido por aproximadamente la misma cantidad. Invierta en una cámara y un micrófono externos si se encuentra realizando cada vez más reuniones virtuales. La diferencia visual es notable en comparación con las cámaras y los micrófonos integrados. Esta inversión a corto plazo puede ayudar a elevar su presencia virtual.
- Mejore sus habilidades de escucha y facilitación. A diferencia de las reuniones en persona, donde puede estar en la sala si alguien tiene una pregunta, las reuniones virtuales requerirán más atención por parte del presentador. Anime a sus participantes a usar las funciones de emoji para levantar la mano para comentar o usar la sección de chat. Si es posible, use el modo galería para ver a todos sus participantes mientras realiza la presentación. Esto lo ayudará a ver cualquier mano levantada e involucrar a todos en la reunión virtual. Salude a sus invitados cuando tenga muchos asistentes. Use su nombre, este pequeño gesto hace mucho para que las personas se sientan bienvenidas y presentes en su experiencia virtual.
- Encuentre momentos tranquilos y elimine las distracciones. Con los bebés llorando y los perros ladrando, no hay fin a lo que puede interrumpir una reunión virtual. Anime a sus participantes a silenciar sus micrófonos mientras presenta. Como presentador, encontrar un lugar tranquilo para presentar será su tarea más importante para garantizar un evento virtual sin problemas.
- Utilice el lenguaje corporal para comunicarse con intención. Como se mencionó anteriormente, su posición en la pantalla es tan importante como sus gestos. Use sus manos y expresiones faciales intensamente para conectarse con sus participantes. Puede ser tan simple como asentir con la cabeza cuando alguien está hablando o usar sus manos para comunicar tamaños de cosas. Somos criaturas visuales y captamos los gestos corporales mejor que las palabras. Si eres un presentador natural, esto debería ser fácil. Si está presentando por primera vez, intente practicar frente a su cámara antes de comenzar la reunión virtual para que pueda ver por sí mismo cómo se ve y refinar con el tiempo.
- Mantén el contacto visual. ¿Ha estado en una reunión en la que se siente como si usted y el presentador estuvieran hablando con algún objeto fuera de la pantalla? Muchas veces, las personas trabajan con múltiples pantallas y colocan su cámara lejos del centro. Como presentador, asegúrese de configurar su cámara a la altura de los ojos y trate de hacer el mayor contacto visual posible. Un truco rápido es comprar un teleprompter y una pantalla pequeña como un iPad. Coloque el teleprompter frente a su escritorio y refleje lo que está en su pantalla real. Podrá ver todo en su teleprompter. Esto funciona como magia para crear la ilusión de contacto visual con su audiencia.
Las reuniones virtuales son un sustituto sólido para construir relaciones, aumentar su audiencia y establecer nuevas conexiones. Úselo bien y puede convertirse en su arma secreta para hacer crecer su carrera o negocio. Invertir tiempo y unos pocos dólares en la configuración de su estudio en casa será de gran ayuda para causar una gran impresión en sus reuniones virtuales.
EDGAR RAFAEL OLIVO es un educador empresarial bilingüe, asesor económico y colaborador de varios medios de comunicación. Es apasionado por la educación y comunidad. Está certificado en finanzas y análisis de datos y posee un título en negocios de la Universidad Estatal de Arizona.
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